Privatlivsbeskyttelse - om YFU Danmark

Privatlivsbeskyttelse
Vi tager din databeskyttelse alvorligt

Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

1. YFU er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

YFU er en ungdomsorganisation, hvis formål er at udveksle unge mennesker på tværs af lande og verdensdele for at op nå forståelse for andre mennesker, lande og kulturer. I den forbindelse behandler vi personoplysninger på ansøgere til at blive udvekslingsstudenter, danske studenter som sendes ud, studenter som modtages i Danmark, værtsfamilier, medlemmer af YFU, YFU-frivillige, medarbejdere på kontoret og på de kontaktpersoner som vores leverandører har.

YFU er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med vores organisationsarbejde og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

2. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Youth for Understanding Danmark, Sekretariatsleder Jan Faldborg

Adresse: Tommerup

CVR: 48882528

Telefonnr.:  64 76 30 06

Mail: yfu@yfu.dk

Website: www.yfu.dk

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale om at blive udvekslingsstudent, værtsfamilie, medlem, frivillig m.m.

Når du ansøger om at blive udvekslingsstudent, behandler vi dine personoplysninger på baggrund en aftale jf. persondataforordningen art 6 stk. 1 b), men vi beder dig også om at give samtykke til behandling af de følsomme personoplysninger som er nødvendige at behandle til placering i værtsfamilie m.m. jf. persondataforordningen art. 6 stk. 1 a). Vi beder dig også om samtykke til at sende dine oplysninger til tredjelande, der ikke er godkendt som sikre tredjelande i forhold til EU’s persondataregler.

Vi indhenter alene oplysningerne for at kunne opfylde de krav, som YFU har som organisation og som modtagerlandene har for at modtage studerende fra andre lande i forhold til ansøgningsprocedure og placering i værtsfamilier.  Det vil sige, de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores aftale om evt. udvekslingsophold.

I forhold til værtsfamilier er aftalegrundlaget persondataforordningens art 6 stk. 1 b), da der foreligger en aftale om at være værtsfamilie. Vi behandler almindelige oplysninger som navn og adresse, alder på familiemedlemmerne m.m. Vi beder også om samtykke til at behandlefølsomme oplysninger jf.  persondataforordningen art 6 stk. 1 a), da vi ønsker at vide om kommende værtsfamilier går i kirke, da enkelte udvekslingsstudenter ligger vægt på, at der ved ophold hos værtsfamilien er adgang til at gå i kirke eller det kan være, at en værtsfamilie, som er meget aktivt i en kirke, ønsker en student, som vil deltage i de tilbud kirken har.

I forhold til medlemmer af YFU behandler vi alene kontaktoplysninger og fødselsdato jfr. persondataforordningens art. 6 stk. 1 b). Vi behandler fødselsdag af hensyn til at modtage evt. økonomisk tilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd.

4. Kategorier af personoplysninger

I forhold til ansøgere, værtsfamilier og medlemmer, behandler vi som udgangspunkt almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail og fødselsdag.

I forhold til ansøgere til udvekslingsprogrammerne har vi behov for følsomme personoplysninger, da vi skal kende til ansøgerens helbred og kirkelige tilhørsforhold. I forhold til værtsfamilier spørger vi også ind til deres forhold til at gå i kirke.

5. Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til

YFU International bruger systemet ”Fileflow” til at udveksle informationer om udvekslingsstudenter, som sendes og modtages af medlemslandene.

YFU Danmark bruger Dropbox til håndtering af dokumenter.

YFU Danmark bruger systemet ”Collectas” til at opbevare mailadresser m.m. i forhold til udsendelse af information og invitationer m.m. til medlemmerne.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.

6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

I forhold til ansøgere og udvekslingsstudenter overfører vi data til YFU International og til de respektive YFU-modtagerlande/sendelande.

I forhold til værtsfamilier modtager sendelandene kontaktoplysninger på de værtsfamilier, hvor deres studenter placeres.

I forhold til medlemmer af YFU, så overføres der ikke oplysninger til hverken YFU International eller sendelande.

7. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv.

8. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe som aftaleforholdet mellem dig og YFU eksisterer. Dvs. at mens du er ansøger og senere udvekslingsstudent/værtsfamilie, medlem og frivillig, så er det nødvendigt at opbevare og behandle dine personoplysninger/kontaktoplysninger.

Beslutter du ikke at gennemfører ansøgningsproceduren med at blive udvekslingsstudent, så sletter vi din ansøgning hurtigst muligt og senest et halvt år efter at du stopper ansøgningsproceduren om at blive udvekslingsstudent.

Kontaktoplysninger på udvekslingsstudenter, medlemmer, værtsfamilier, frivillige m.m. som navn og adresse vil blive opbevaret i indeværende år + 5 år efter opsigelse af medlemskab, da bogføringslovens regler stiller dette krav.

Medlemmer, frivillige m.m. som melder sig ud af YFU vil blive bedt om samtykke til at opbevare kontaktoplysninger i YFU’s Vennedatabase. Det gør YFU af hensyn til at kunne rette henvendelse til tidligere medlemmer og frivillige, hvis der er arrangementer som jubilæer m.m., men også af hensyn til at kunne trække på tidligere medlemmers viden f.eks. sproglige kompetencer, rekruttering af kontaktpersoner m.m. YFU respekterer selvfølgelig, hvis du ikke ønsker at give dette samtykke.

Udvekslingsstudenter, som har været udsendt og modtaget gennem YFU vil være opbevaret med navn og adresse, udvekslings år og sende/modtagerland på YFU kontoret i Tommerup, da YFU har en legitim interesse i at kunne have et overblik over modtagne og sendte studenter. Mange tidligere udvekslingsstudenter har også en interesse i senere at kunne få bekræftet gennem YFU, at de har gennemført et år som udvekslingsstudent. 

9. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.

10. Retten til at trække samtykke tilbage

YFU bruger kun samtykke i forhold til:

at behandle følsomme oplysninger

oversendelse af personoplysninger til de tredjelande som skal modtage udvekslingsstudenterne,

at opbevare kontaktoplysninger på tidligere medlemmer og frivillige i YFU’s Venedatabase.

Du har retten til at trække et afgivet samtykke tilbage. Dog kan ansøgere ikke trække et samtykke tilbage mens ansøgningen eller udsendelse som udvekslingsstudent foregår uden at behandling om ansøgning om at blive udvekslingsstudent afsluttes eller opholdet afsluttes.

11. YFU sikrer fair og transparent databehandling

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

12. Behandling af persondata i forbindelse med ansøgning/udsendelse som udvekslingsstudent og som udvekslingsstudent i Danmark

I forbindelse med din ansøgning/ophold som udvekslingsstudent indhenter vi almindelige personoplysninger om dig, ligesom vi indhenter personfølsomme oplysninger. Det er almindelige oplysninger som navn, adresse, alder, skole, interesser, men det er også følsomme oplysninger om helbred, cpr-nummer og religiøst tilhørsforhold. Vi indhenter alene disse oplysninger for at kunne opfylde de krav, som YFU har som organisation og som modtagerlandene har for at modtage studerende fra andre lande i forhold til ansøgningsprocedure og placering i værtsfamilier.  Det vil sige, de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores aftale om evt. udvekslingsophold.

I henhold til lovgivningen om persondata kan du altid få oplyst, hvilke oplysninger vi har om dig, du har ret til at korrigere oplysningerne, og du har ret til at få oplysningerne slettet, såfremt vores aftaleforhold er ophørt, og der ikke er lovgivningsmæssige forhold, der gør at vi er forpligtede til at opbevare disse data.

13. Behandling af persondata i forbindelse med ansøgning om at blive værtsfamilie

I forbindelse med jeres ansøgning om at blive værtsfamilie indhenter vi almindelige personoplysninger om jer, ligesom vi indhenter personfølsomme oplysninger. Det er almindelige oplysninger som navn, adresse, alder, beskæftigelse, interesser, men det er også oplysninger om evt. religiøst tilhørsforhold, der er en personfølsom oplysning. Vi indhenter alene disse oplysninger for at kunne opfylde de krav, som YFU har som organisation og som sendelandene har for at sende udvekslingsstudenter til Danmark og få disse placeret i værtsfamilier.  Det vil sige, de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores aftale om evt. udvekslingsophold.

I henhold til lovgivningen om persondata kan du altid få oplyst, hvilke oplysninger vi har om dig, du har ret til at korrigere oplysningerne, og du har ret til at få oplysningerne slettet, såfremt vores aftaleforhold er ophørt, og der ikke er lovgivningsmæssige forhold, der gør at vi er forpligtede til at opbevare disse data.

14. Behandling af persondata i forbindelse med medlemskab af YFU

I forbindelse med medlemskab af YFU indhenter vi og opbevarer vi alene almindelige personoplysninger, dvs. navn, adresse, alder (af hensyn til at søge tilskudsmidler). Derudover opbevarer vi data, der oplyser om hvilke funktioner du har i organisationen f.eks. som frivillig, ansøger eller værtsfamilie.

I henhold til lovgivningen om persondata kan du altid få oplyst, hvilke oplysninger vi har om dig, du har ret til at korrigere oplysningerne, og du har ret til at få oplysningerne slettet, såfremt vores aftaleforhold er ophørt, og der ikke er lovgivningsmæssige forhold, der gør at vi er forpligtede til at opbevare disse data.

15. Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretnings­mæssige formål. Det sker til:

- Opfyldelse af din anmodning om at komme på udveksling, blive værtsfamilie, være frivillig eller melde sig ind i foreningen

- Forbedring af vores produkter og tjenester

- Administration af din relation til os

- Opfyldelse af lovkrav

- Andet

16. YFU behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

17. Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse. 

18. Opdatering af persondata

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

19. Samtykke

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

20. Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.

21. Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

YFU skal i udvekslingssammenhænge videregive din persondata til YFU organisationer i andre lande. Ved indhentning af persondata fra dig vil du give samtykke til det.

Hvis vi videregiver dine persondata til andre samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

22. Sikkerhed

YFU beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

23. Brug af cookies

www.yfu.dk og alle undersites bruger vi forskellige cookies, for at du får den bedst mulig oplevelse som bruger af yfu.dk. Det betyder, at der bliver samlet brugeroplysninger til 1. og 3. partstjenester.  Dem kan du læse mere om herunder.

Funktionelle cookies

Vores egne cookies

Vi bruger cookies til at

-         Huske om du er logget ind eller ud

-         Huske om du har sagt ja/nej til at vi lægger en cookie på den pc

-         Huske om du har sagt ja/nej til en af de meget få popups vi har på siden

Tredjeparts cookies

På vores site, som på de flest sites, har vi funktioner, som er leveret af en tredjepart. Et eksempel er vores YouTube videoer eller instagrambilleder. Vores site inkluderer de følgende cookies:

-         YouTube

-         Power.Io

-         MailerLite

Social media cookies

Så det er nemt for dig at ”like” eller dele indholdet på vores hjemmeside direkte på Facebook og Twitter, har vi deleknapper på vores hjemmesiden.

Dem der lægger cookies på din pc er:

-         Facebook

-         Twittter

Hvad det reelt betyder for din persondatasikkerhed varierer fra medie til medie, og vil være afhængig af dine personlige indstillinger ift. persondatasikkerhed på disse medier.

Anonym besøgerstatistik cookie

Vi bruger cookies til at lave besøgerstatistik på f.eks. hvor mange mennesker, der har besøgt vores hjemmeside, hvilken slags teknologi de bruger (eks. om de er på en Mac eller Windows-maskine, så vi nemt kan identificere problemer, når vores site ikke virker optimalt), hvor lang tid de bruger på sitet, hvilke sider de kigger på etc. Det hjælper os med at kunne forbedre hjemmesiden løbende. Disse såkaldte ”analyse” programmer fortæller os, helt anonymt, hvordan folk ender på yfu.dk (eks. fra søgemaskiner eller facebook) og om de har været her før – på den måde hjælper du os med at prioritere om vi skal bruge flere penge på at udvikle hjemmesiden eller bruge flere penge på markedsføring.

Vi bruger:

Google Analytics

- Reklamecookies

Cookies anvendes meget i onlineannoncering. Hverken os, annoncører eller vores reklamepartnere kan få personligt identificerbare oplysninger fra disse cookies.

Det er også værd at bemærke, at hvis du fravælger at reklamecookies, betyder det ikke, at du ikke vil se annoncer, bare simpelthen, at de ikke længere vil være skræddersyet til dig.

Vi bruger:

-         DoubleClick - Privatlivspolitik ejes af Google

Remarketing Cookies

Du bemærker måske, at nogle gange efter at have besøgt et websted, kan du se flere annoncer fra det websted, du besøgte. Dette skyldes, at annoncører, herunder os betaler for disse annoncer. Teknologien til at gøre dette er muliggjort af cookies, og som sådan kan vi placere en såkaldt "remarketing cookie" under dit besøg. Vi bruger disse annoncer til at tilbyde specialtilbud m.v. for at opfordre dig til at komme tilbage til vores hjemmeside. Bare rolig, vi kan ikke proaktivt nå ud til dig, da hele processen er helt anonymiseret.

Vi bruger

-         Google AdWords remarketing

Slukning af cookies

Du kan normalt slukke for cookies ved at justere dine browserindstillinger for at stoppe det fra at acceptere cookies. Hvis du gør det, vil det dog sandsynligvis begrænse funktionaliteten hos vores og en stor del af verdens websteder, da cookies er en standard del af de fleste moderne websites.

Det kan være, at du bekymrer dig omkring cookies relaterer til såkaldt "spyware". I stedet for at slukke for cookies i din browser kan du opdage, at anti-spyware-software opnår det samme mål ved automatisk at slette cookies, der anses for at være invasive. Få flere oplysninger om administration af cookies med antispyware-software.

22. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på

www.datatilsynet.dk.

23. Klage til Datatilsynet

Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarlig forening, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.