udgiftsbilag - om YFU Danmark

Udgiftsbilag

Instruks til udgiftsbilag - læs før du udfylder - link nederst

1. For at få refunderet sine udgifter skal man være medlem af YFU Danmark.
-
2. Der skal indsendes et udgiftsbilag for hvert arrangement. Du må gerne anføre flere forskellige slags udgifter på samme udgiftsbilag, f.eks. mad og befordring, hvis det vedrører samme arrangement.
-
3. Dokumentation for de afholdte udgifter skal uploades i formularen. Af dokumentationen skal fremgå, hvad der er købt hvornår. Kreditkortkvittering, kontoudtog fra banken eller kopier af originale faktura/boner godtages ikke som gyldig dokumentation

-
4. Rejser du med DSB rejsekort i forbindelse med et YFU-arrangement fås refusion ved at gå ind på www.rejsekort.dk og find din rejse. Husk at uploade rejsedokumentation i formularen.
-
5. Såfremt man ønsker at benytte sms-billet/billet købt via smartphone er udgiftshaveren selv ansvarlig for at indhente og vedlægge gyldig dokumentation i henhold til ovenstående. Ved billetter købt via DSB’s app kan man tage et skærmbillede og uploade det i formularen. Udgifter til sms-takst, data eller andet i forbindelse med køb af billet(er) refunderes ikke.

-
6. Der skal udfyldes i både navn, kontakt- og kontooplysninger, dato, sted og formål med aktiviteten i formularen.

-
7. Formularen med tilhørende dokumentation skal være udfyldt senest to måneder efter aktiviteten er afholdt.

Udgifter, der er mere end 2 måneder gamle refunderes ikke. Ønsker medlemmet udgiften refunderet, skal medlemmet kontakte Generalsekretæren for en eventuel undtagelse for reglen.

-
8. I forbindelse med overgangen til nyt regnskabsår d. 1. juli er fristen for refusion af udgifter, afholdt i det forgangne regnskabsår, d. 15. juli.
-
9. Formularen skal indsendes af det medlem, som har haft udgiften.

-
10. Derudover skal bilaget godkendes af regionslederen, hvis der er tale om en aktivitet i regionen eller i zonen. Dvs. at hvis I har holdt et arrangement i regionen, og du har haft udgifter til transport eller lign., så skal din regionsleder godkende, inden bilaget sendes til sekretariatet, med mindre du er bestyrelsesmedlem eller kontaktperson. Disse to grupper behøver ikke regionslederens godkendelse. 
Godkendelse af udgift skal sendes pr. mail til Jette Morsing, bogholder, på jm@yfu.dk

E-mailen fra regionslederen skal indeholde oplysninger, der kan kæde e-mailen sammen med udgiftsbilaget. Følgende oplysninger skal derfor fremgå af e-mailen:

- Navn på udgiftshaver og regionsleder
- Dato for arrangement
- Udgiftsbilagets samlede beløb.
Et eksempel: ”Jeg godkender hermed at XXX har afholdt en udgift på xx kr til togbillet den dd.mm.åååå. Med venlig hilsen YYYYY”.
-
Det er udgiftshaverens ansvar, at godkendelsen bliver tilvejebragt gennem indsendelse af formularen eller i form af godkendelses e-mail som beskrevet ovenfor.
-
Det medlem der har afholdt en udgift, som vedkommende ønsker refunderet, har selv ansvaret for at indesende formularen og uploade gyldig dokumentation for udgiften indenfor to måneder efter, at udgiften har fundet sted.

Sekretariatet kan kun refundere udgifter såfremt ovenstående betingelser er opfyldt.

Til formularen

Forvent mindst 3 ugers behandlingstid

I ferieperioder: forvent op til 6 ugers behandlingstid

Expect 3-6 weeks for your money to be refunded 

Del